许多时候，人们在工作中总要面对朋友、同事、客户与主管的许多要求。有些要求可以满足，但有些要求因碍于公司规定或其他原因必须拒绝。但是，没有人喜欢被拒绝。直接拒绝别人，轻则影响双方往后的合作与相处，重则让人觉得你不够大方。因此你在拒绝别人时先不要急切、直接地表达自己的立场。马根说过：“说 '我不知道'也比说谎好！”所以，尤其不能说谎。

为了最大化地降低拒绝所产生的负面效应，你需要掌握一些沟通技巧，秉持“理直气和”的原则，既不伤害对方的自尊，又能婉转地拒绝。

首先，说“不”之前先倾听。

拒绝对方之前先要认真地倾听。比较好的做法是，请对方把处境与需要讲得更清楚一些，自己才知道如何帮他。接着表示你了解他的难处，若是你易地而处，也一定会如此。

倾听有好几个意义。倾听能让对方先有被尊重的感觉，在你婉转表明自己拒绝他的立场时，就能够有效地避免伤害他的感情，不会让人产生你在应付的错觉。

如果你拒绝对方的原因是因为自己的工作负荷过重，倾听可以让你清楚地界定对方的要求是不是你分内的工作。

有时候听了他的意见，你会发现协助他有助于提升自己的能力并增加经验。这时候在兼顾目前工作的原则下，牺牲一点自己的休闲时间来协助对方，对自己的职场生涯绝对有帮助。

其次，说“不”的态度要温和而坚定。

倾听完了，确定自己不能帮助对方时，就要温和而坚定地说“不”，而不要含糊其辞，更不能因为碍于面子而违心地先答应对方。或许你怀着侥幸心理，认为自己可以帮忙，或者你认为他自己能解决，到时候就不会找你麻烦了。这种想法千万要不得。试想，如果你先答应，但到时候不能遵守诺言，而且也耽误了对方寻找别的途径，你又如何面对你的朋友呢?到时候一切已成定局，恐怕你怎么道歉，也无法挽回什么，尤其是你们之间的感情!所以，当你仔细倾听了朋友的要求、并认为自己应该拒绝的时候，说“不”的态度必须是温和而坚定的。

再者，婉转地表达拒绝。

你在拒绝对方之前，可以首先倾听对方的要求，以便针对他的情况，建议对方如何取得其他人或组织适当的支持。若是能提出有效的建议或替代方案，对方一样会感激你，甚至在你的指引下找到更好的解决办法。

同样是药丸，外面裹上糖衣的药就让人容易入口。同样，委婉地表达拒绝也比直接说“不”让人更容易接受。

当对方的要求有悖于公司或部门规定时，可以委婉地表明自己的权限；在自己爱莫能助时，要让对方清楚你的处境，说明如果耽误工作会对公司与自己产生不利影响。
若是对方因为你的拒绝而表现出愤怒或做出威胁时，你也不需要立刻回应，而要多用同情心来缓和他的不满与挫折感。

同时，多一些关心。

你在拒绝对方后，隔一段时间你还应该主动地去关心对方的情况以示诚意。

有时候拒绝是一个漫长的过程，对方会不定时地提出同样的要求。若能化被动为主动地关心对方，并让对方了解自己的苦衷与立场，则可以消除拒绝带来的尴尬与负面影响。当双方的情况都得到改善时，就有可能满足对方的要求。

在拒绝别人的过程中，除了技巧，更需要发自内心的耐性与关怀。若只是敷衍了事，就会让人觉得你不是个诚恳的人，对人际关系伤害更大。

最后，适当地转移目标。

其实，大凡来求你办事的人，都是相信你能解决这个问题，对你抱有很高的期望值。一般而言，对你的期望越高，越是难以拒绝。在拒绝要求时，倘若多讲自己的长处，或过分夸耀自己，就会在无意中抬高了对方的期望，加大了拒绝的难度。如果适当地讲一些自己的短处，就降低了对方的期望，在此基础上，抓住适当的机会多讲别人的长处，就能把对方的求助目标自然地转移过去。这样不仅可以达到拒绝的目的，而且使被拒绝者因得到一个更好的出路，由意外的成功所产生的愉快和欣慰心情，取代了原有的失望与烦恼。